Üzleti kommunikáció Keleten és Nyugaton – 2. rész

Az a megtiszteltetés ért, hogy interjú készült velem Az ENERGIAFIGYELŐ magazinban velem készült interjú második része itt olvasható.

Fordítsuk meg a kérdést: hogyan látnak bennünket az amerikaiak?

Az Egyesült Államok-beli Oral Roberts Egyetemen szereztem mesterdiplomát üzleti szakon, és ott ők úgy fogalmaztak, hogy a kelet-európai kommunikáció körülményes, nem a célra koncentrál, nehezen érthető, nőies – míg az amerikai kommunikáció lényegre törő, férfias. Amikor ezt először hallottam, nagyon rosszulesett, később azonban jobban megértettem, mennyire jogos ez a kritika.

Gondolom, ezt a szemléletet lehet tetten érni az üzleti életben. Hogyan készüljünk egy üzleti tárgyalásra?

Az első, hogy nincs késés. A tárgyalás kitűzött időpontja előtt 10 perccel mindenki ott van: kávézgat, cseveg, ráhangolódik a témára. Gyakran már percekkel korábban elkezdik a tárgyalást, hiszen mindenkinek drága az ideje.

Mi van akkor, ha mégis elkésünk, mert például dugóba kerültünk?

Számukra ez elfogadhatatlan. Budapesten a dugó nem egy rendkívüli esemény, amely egy évben egyszer fordul elő, hanem azt mindennap be kell kalkulálnunk. Ha valahol fél óra dugó lehetséges, akkor fél órával előbb kell indulnunk. A késéssel magunkat járatjuk le, a magyarázkodással pedig csak tovább rontunk a helyzetünkön.

Hogyan jelenjünk meg?

Lazán, oldottan és mégis összeszedetten. Köszönésként sokszor elég egy „hello”, a kézcsókot, puszilkodást el lehet felejteni. Még mielőtt megszólaltunk volna, kiállítunk magunkról egy bizonyítványt. Óriási szerepe van a metakommunikációnak: ahogyan kinézünk, ahogyan kezet fogunk, ahogyan a másik szemébe nézünk, ebből egy nívós vállalat emberei rögtön bemérik, mennyire vagyunk kompetensek, megbízhatóak, partnerek vagy éppen „alattvalók”. Fellépésünk alapján rögtön besorolnak minket a társadalmi ranglétra valamelyik fokára – ezt azonban nem fogják velünk közölni. Ők mindig csak mosolyognak, soha nem mondanak nekünk semmi negatívat, nem javítanak ki, nem akarnak minket „megjobbítani” és egy „aha”-val nyugtázzák, ha tapasztalnak valami furcsát, nem tetszőt. Azt sem fogják elmondani, mi a véleményük rólunk, és ha véletlenül rossz formában voltunk, akkor csak úgy tudjuk meg, hogy nem hívnak többé tárgyalásra, nem tekintenek minket partnernek

A megbeszélés miben hasonlít egy hazai értekezlethez?

A tárgyalások általában közvetlen, laza hangvételűek, de tartalmukat illetően nagyon tervszerűek, összeszedettek, lényegre törőek. Ettől a hazai gyakorlat legtöbbször eltér. A tények, a prezentációk, a kimutatások a fontosak, s nincs helye a mellébeszélésnek. Nekünk pedig nem feltétlenül kell udvariasan végighallgatni mindenkit, hanem akár közbe is vághatunk. Csak akkor fognak komolyan venni bennünket, ha megszólalunk és határozottan képviseljük álláspontunkat a felmerülő problémák kapcsán. Egy csendes embert, aki soha nem szólal meg, készületlennek, inkompetensnek tekintenek. Mindenképpen hozzá kell tennünk a magunk részét a sikerhez.

Úgy hallottam, hogy ha megkérdeznek valamit, soha nem szabad azt mondanunk: „Nem tudom”. Mi a baj ezzel a felelettel?

Nem az a baj, ha nem tudjuk a választ, hiszen ez mindenkivel előfordulhat. Ha viszont azt feleljük, hogy „nem tudom” és pont, ezt elutasításként, az inkompetencia jeleként értelmezik. Ez azt jelenti számukra, hogy nemcsak nem tudom, de nem is érdekel.

Ha viszont azt mondom, hogy mindjárt utána nézek, akkor abban benne van az a plusz, ami előbbre viszi a kapcsolatot: aktivizálom magam, erőfeszítést teszek, keresem a megoldást.

Szó volt arról, hogy az üzleti tárgyalások feszesek, lényegre törőek. Ebben a helyzetben mi hogy szólaljunk meg?

Mindig a lényeget mondjuk először, s ha belekérdeznek, csak akkor fejtsük ki a részleteket. Olyan ez, mint egy piramis csúcsa, ahol a csúcs a legfontosabb mondanivalót jelenti. Európában az emberek gyakran fordítva szerkesztik a mondandójukat, a részletektől haladnak a lényeges felé. Jobban kivárják egymást, több időt adnak ahhoz, hogy ráérezzenek egymásra és a megoldásokra. Az említett ügyvezető például megszokta, hogy az osztrák tulajdonossal minden évben tartanak egy értékelőt, ahol megbeszélik a fizetéseket, jutalmakat is. Nagyon frusztrálta, amikor a tulajdonváltást követően az amerikai cégvezetők nem folytatták ezt a gyakorlatot. Egy amerikai cégvezető azonban csak arra fordítja az idejét, ami az ő saját érdeke. Nem fog felajánlani jutalmakat, nagyobb fizetéseket, mert az egyes egyedül a mi érdekünk, és azt nekünk kell kiharcolnunk.

Mi történik akkor, ha mégsem sikerül mindent megtárgyalni?

Az üzleti tárgyalásoknak nemcsak a kezdeti időpontját szokták megadni, hanem azt is, hogy milyen hosszú lesz. Ha például félórás, akkor pontosan 30 perc múlva mindenki feláll és megy a maga ügyei után. A megadott időpontba bele kell férnie a tervbe vett témáknak, de ha véletlenül mégsem sikerül, akkor sincs hosszabbítás, hanem új időpontot jelölnek ki. Búcsúzáskor gyakran hallható: „Majd találkozunk.” „Egyszer majd ebédeljünk együtt.” Ez is egy gesztusnak fogható fel, nem jelent konkrét meghívást. Ha valaki komolyan gondolja, rögtön megkérdezi, hogy mikor érünk rá, és időpontot egyeztet velünk.

Az ENERGIAFIGYELŐ-ben megjelent cikk alapján. http://energiaoldal.hu

Leave a Reply

Spam Protection by WP-SpamFree